Спонсорство конных мероприятий: как подготовить участие компании

В партнёрском предложении для спонсоров и партнеров мероприятия могут быть предложены стенд, призы, публикации, приглашения в VIP-зону и участие в награждении. Но между этим перечнем и готовым участием компании — работа, которую нужно распределить между спонсором и организатором.

Кто подготовит конкурс о продукции? Что ведущий расскажет при вручении призов? Будет ли отдельный ролик о компании или её логотип появится на несколько секунд в общем видео? Сможет ли сотрудник, отвечающий за продажи, попасть на площадку и работать весь день?

Такие подробности определяют, что компания получит за свой бюджет. Рассмотрим их на примере конноспортивных турниров, а также премий и встреч профессионального сообщества. У скачек и бегов своя программа и состав участников; при работе с ипподромом те же вопросы нужно соотносить с конкретным призовым днём.

Название спонсорского пакета — «генеральный», «золотой» или «партнёр номинации» — само по себе мало что объясняет. Важно, какие услуги входят в пакет спонсора и как будет представлена компания.

В предложениях конных мероприятий встречаются:

• Связь бренда с программой: название компании в названии турнира, маршрута, номинации; собственная специальная награда; участие представителя в награждении.

• Присутствие на площадке: стенд или зона продукции, оформление препятствий и других объектов, фотозона, рекламные материалы, аудио- и видеореклама.

• Знакомство гостей с продуктом: презентация, консультации, демонстрация, дегустация, конкурс или розыгрыш с продукцией компании.

• Информационная поддержка: анонсы, публикации о партнёре, материалы в профильных медиа, упоминания ведущего, присутствие в трансляции и итоговых материалах.

• Фото и видео для компании: съёмка продукции, отдельный ролик о бренде, фотографии гостей с фирменным оформлением или логотипом.

• Работа с приглашёнными: билеты для клиентов и команды, места в VIP-зоне, условия для приёма гостей и общения.

Это возможные составляющие партнёрства. В конкретном пакете будет своя комбинация. Например, общий видеоролик с несколькими партнёрами и отдельное видео о компании — разные работы. Упоминание в списке спонсоров и самостоятельная публикация о продукте тоже дают разный объём внимания.

Есть и форматы за пределами спортивной программы: конкурс, подготовленный вместе с ведущим, брендированные снимки для гостей, оформление зоны встречи. Они позволяют включить компанию в происходящее, если соответствуют характеру события и интересам его участников.

Спонсорские пакеты могут различаться размером и расположением места для стенда или презентации продукции, количеством приглашений для гостей, объёмом информационной поддержки. В более дорогой пакет могут входить отдельная съёмка, конкурс о бренде или другие специально подготовленные активности. Также стоит уточнить, предусмотрены ли ограничения на участие конкурирующих компаний.

В стоимость входит и работа команды организатора. Поэтому при сравнении пакетов полезно выяснить, что именно добавляется при переходе к более дорогому варианту и нужно ли это компании.

Партнёр номинации может предоставлять подарки лауреатам и победителю. Поставщик призов на турнире — обеспечивать награждение победителей и призёров нескольких соревнований. Заранее согласуйте количество получателей, состав подарков и то, по какой стоимости продукция учитывается в партнёрстве. Розничная цена товара и расходы компании на его предоставление — разные величины.

Денежный взнос, призы, услуги и комбинированное участие обсуждаются отдельно. Организатор может согласиться на продукцию для награждения, но нуждаться в деньгах для оплаты застройки площадки, техники и команды. Возможность предоставить товар не означает, что им получится заменить любой платёж.

По моим наблюдениям в работе с конными компаниями и отраслевым СМИ, поиск рекламодателей и партнёров часто требует активной работы. Рассчитывать, что спонсоры сами придут с готовыми бюджетами, организатору сложно. Поэтому условия участия имеет смысл обсуждать: подходящий партнёр может быть заинтересован в событии, но не готов купить предложенный пакет целиком.

Стоимость пакета стоит обсуждать с организатором. Можно попросить скидку, предложить меньший денежный взнос с предоставлением продукции для призов или убрать из пакета услуги, которые компании не нужны. Организатор может согласиться на такие условия, если предложенный вариант ему интересен и помогает решить задачи мероприятия.

Если снизить цену не получается, можно обсудить дополнительные возможности за ту же сумму: публикацию о продукции, анонс, приглашения для клиентов или представление компании ведущим.

При этом у организатора есть расходы, которые необходимо покрыть: застройка, оборудование, работа команды и т.п. Продукция для награждения полезна, но ею нельзя оплатить эти работы. Поэтому размер скидки и возможность частично заменить деньги товарами или услугами зависят от потребностей конкретного организатора события.

Полезнее приходить с конкретным предложением: что компания готова предоставить, что хочет получить и что может подготовить сама. Чем раньше начнётся разговор, тем больше времени останется на собственную активность и её анонсирование. Перед самым событием даже согласованный бонус может оказаться невыполнимым.

Заранее согласуйте отчёт об участии

Ещё при обсуждении спонсорства договоритесь, что после мероприятия организатор предоставит отчёт о выполнении обязательств. Согласуйте его содержание и срок передачи: фотографии стенда и рекламных размещений, ссылки на анонсы и итоговые публикации, сведения о выходах рекламы в трансляции и другие подтверждения по составу пакета.

Если предусмотрены отдельная съёмка продукции или ролик о компании, заранее обсудите содержание и объём готовых материалов. Организатору нужно поставить задачу фотографу и видеографу: что снять, какие особенности продукции показать и кто со стороны компании поможет организовать съёмку.

Так у спонсора будет подтверждение выполненных работ и согласованный набор материалов, которые он сможет использовать после мероприятия. Условия их дальнейшего использования также стоит уточнить заранее.

На конных соревнованиях подарки нужно подбирать с учётом дисциплины, возраста участников и применения продукции. Для одежды важны размеры и возможность обмена. Сертификату нужны понятные условия: где он действует, на какие товары, до какой даты и потребуется ли доплата.

Для кормов и добавок стоит подготовить информацию о назначении и применении. У лошадей индивидуальные рационы, поэтому получатель должен иметь возможность разобраться в продукте и обсудить его со своим специалистом.

С организатором нужно согласовать не только доставку коробок. Важны порядок награждения, сведения для ведущего, участие представителя компании и фотографии вручения. Если подарки получает несколько призёров или претендентов на премию, их количество следует подтвердить заранее.

К призу можно приложить буклет или карточку с описанием продукции, контактами компании и ссылкой на магазин. Если у компании есть стенд на мероприятии, укажите, где его найти: там получатель сможет подробнее узнать о товаре и познакомиться с остальным ассортиментом.

Если вы решили разместить стенд на мероприятии, обсудите с организатором его расположение. Важно, чтобы мимо проходили ваши потенциальные покупатели и стенд был хорошо заметен. Посмотрите схему площадки и фотографии с предыдущих событий: где расположены торговая зона, трибуны, парковка, как между ними перемещаются участники и гости. Спортсмены выступают в разное время, поэтому посетители могут подходить к стенду в течение всего соревновательного дня.

С организатором заранее согласуют расположение и размер стенда, условия торговли, оборудование, доставку продукции и пропуска для сотрудников. Важно понять, что предоставляет площадка и что компании нужно привезти или заказать самостоятельно.

До турнира расскажите, что будет представлено на стенде и почему к вам стоит подойти: новая коллекция, возможность оценить материалы, сравнить модели, получить консультацию или воспользоваться специальным предложением. На месте должны быть образцы, цены, информация о наличии и сотрудники, которые помогут с выбором и оформят покупку или заказ.

В спонсорский пакет могут входить места в VIP-зоне. Компания может пригласить туда клиентов и деловых партнёров, чтобы провести время вместе, познакомить их с конным спортом и пообщаться в обстановке мероприятия.

Обычно для VIP-гостей предусмотрены питание, отдельный вход, проход по спискам и специальная парковка. С организатором нужно уточнить количество приглашений, расположение мест и срок передачи данных гостей, включая номера автомобилей для парковки.

Со стороны компании важно заранее подтвердить, кто приедет, отправить гостям программу и схему проезда, объяснить порядок входа. Также стоит определить, кто встретит приглашённых и будет сопровождать их на мероприятии.

Получите у организатора согласованный отчёт и проверьте, всё ли предусмотренное пакетом было выполнено. Если каких-то публикаций или материалов пока нет, уточните сроки их подготовки.

Свяжитесь с теми, с кем общались на мероприятии: отправьте обещанный каталог, информацию о наличии товара или условия сотрудничества. Во время работы стенда полезно записывать не только контакты, но и содержание запроса, чтобы после турнира продолжить конкретный разговор.

Расскажите об участии на собственных интернет-ресурсах. Покажите, что представляла компания, какие товары заинтересовали посетителей, о чём спрашивали покупатели. Добавьте информацию о том, где теперь можно посмотреть и приобрести продукцию. Для таких публикаций используйте фотографии и видео, полученные от организатора, с учётом согласованных условий и указанием авторства.

После события обсудите с командой, насколько удобным было расположение стенда, хватало ли образцов и сотрудников, какие вопросы остались без ответа. Эти наблюдения помогут точнее подготовиться к следующему участию и обсудить с организатором необходимые изменения.